沈阳理工大学公文处理规定

作者:秘书科 时间:2020-12-04 点击数:

 

为进一步提高我校公文处理工作效率和公文质量,促进公文办理的规范化、制度化、科学化,根据中共中央办公厅、国务院办公厅《关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》(中办发〔201214)《党政机关公文格式》(GB/T 9704-2012)等规定,结合我校实际情况,特制定本规定。

第一章 总 则

一、公文是处理公务的文书,是传达党和国家的方针、政策、发布法规、请示和答复问题、指导和商洽工作、报告情况和交流经验的重要工具。认真做好公文处理工作,是加强管理,提高工作质量和效率的重要环节之一。因此,全校上下必须重视公文处理工作。

二、党政办公室是校党政机关公文处理的管理机构,主管并负责指导学校各单位(部门)公文处理工作。

三、公文处理必须做到及时、准确、安全。公文由党政办公室统一收发、分办、传递和存档。

四、各单位(部门)在公文处理工作中,应严格执行国家保密法律、法规和有关保密规定,确保国家秘密的安全。

第二章 公文种类

五、我校经常使用的公文种类主要有:

() 决定 适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

() 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法。

() 通知 适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文,发布校内规章制度,任免人员。

() 通报 适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神和告知重要情况。

() 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。

() 报告 适用于向上级机关汇报工作,反映情况,回复上级机关的询问。

() 请示 适用于向上级请求指示、批准。

() 批复 适用于答复下级机关请示事项。

() 适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题,请求批准和答复审批事项等。

() 纪要 适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章 公文格式

六、公文结构

公文(指校内外正式发文)一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送单位、印发单位和印发日期、页码等组成。

七、发文版式

(一)公文用纸幅面尺寸要求:公文用纸张采用A4型纸。

(二)排版规格要求:

1.发文字号。发文字号由发文单位代字、年份和序号组成。位于发文机关标识下空2行,用3号仿宋体或楷体字,居中排布;年份、序号用阿拉伯数码标识;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;序号不编虚位(即1不编为01),不加“第”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

2.签发人。由“签发人”三字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文单位标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文单位的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。校内下发的下行文可不标识签发人,向外上报的上行文需标识签发人姓名。

3.公文标题。公文标题用2号小标宋体字,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。标题排列应当使用梯形或菱形。

4.主送机关。编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个单位名称后标全角冒号。如主送单位名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送单位名称移至版记。

5.公文正文。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋体字标注。

6.附件说明。公文如有附件,在正文下空l行左空2字编排“附件”二字,后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件如有序号使用阿拉伯数码(如:“附件:1.××××”)。附件与正文一起装订,并在附件左上角第1行顶格标识“附件”。

7.发文单位署名、成文日期和印章。

(1) 单位署名。在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文单位署名。

2成文日期中的数字。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位(即1不编为01)。

(3) 加盖印章。成文日期右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。

8.附注。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。

9.附件。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

10.抄送机关。用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送部门名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送部门名称后标句号。

11.印发单位和印发日期。印发单位和印发日期一般用4号仿宋字体,编排在末条分隔线之上,印发机关左空l字,印发日期右空1字,用阿拉伯数字将年、月、日标全。

(三)装订要求:公文应左侧装订,不掉页。

第四章 公文起草与行文规则

八、公文起草要求

(一)符合国家法律法规和党的路线方针政策以及上级部门的指示,完整准确体现发文单位意图,并同现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策措施和办法切实可行。

(三)内容简洁,主题突出,观点鲜明,结构严谨,表述准确,文字精炼。

(四)文种正确,格式规范。

(五)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(六)公文涉及其他单位职权范围内的事项,起草单位必须征求相关单位意见,力求达成一致。

(七)单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

(八)单位负责人对草拟好的公文要认真审稿,对公文内容的真实性、准确性及可行性负责。必要时,请有关单位负责人会稿。

(九)严格控制公文篇幅,公文正文一般控制在3000字以内,报送上级单位的请示和报告,正文一般不超过1500字。

九、行文规则

(一)行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

(二)行文关系根据隶属关系和职权范围确定。不得越级行文。

(三)行文应当遵循以下规则:

1.原则上主送一个上级部门,根据需要同时抄送相关上级部门和同级单位,不抄送下级单位。

2.学校各二级单位向上级主管部门请示、报告重大事项,必须由学校主要负责人签发;一般事项的公文,可由分管校领导签发,但须经主要负责人审核。

3.请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。

4.除上级部门负责人直接交办事项外,不得以本单位名义向上级部门负责人报送公文,不得以本单位负责人名义向上级部门报送公文。

5.请示事项涉及校内其他单位业务范围时,应经过协商并取得一致意见后上报;未经协商,不得上报。

十、公文校核要求

公文文稿送校领导审批之前,应当由党政办公室进行校核。公文校核的基本任务是协助报文部门保证公文的质量。公文校核的内容是:

(一) 报批程序是否符合规定;

(二) 是否确需行文;

(三) 内容是否符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的批示精神,是否完整、准确地体现发文机关的意图,并同现行有关公文相衔接;

(四) 涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见;

(五) 所提措施和办法是否切实可行;

(六) 人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、印发传达范围、主题词是否准确、恰当,汉字、标点符号、计量单位、数字的用法及文种使用、公文格式是否符合本条例的规定;

(七) 文稿如需作较大修改,办公室需与原起草部门协商或请其修改。

十一、学校公文版头的主要形式及适用范围

()《中共沈阳理工大学委员会文件》适用于校党委职责范围内重大事项的决定和通知。党委各部门以党委名义传达、贯彻党的有关方针、政策,向下级党组织的相关部门部署工作,转发上级机关的公文,发布本部门职权范围内的事项,通知重要事项,批复下级党组织相关部门的请示,向上级机关报告、请示工作等,盖党委印章。

()《沈阳理工大学文件》适用于校行政职责范围内重大事项的决定和通知。各行政职能部门以校行政名义转发上级机关的公文、发有本部门职责范围内的事项,通知重要事项,批复下级部门的请示,向上级机关报告、请示工作等,盖学校印章。

()《沈阳理工大学党政办公室文件》适用于校内发文,传达学校有关工作部署、要求等,盖党政办公室印章。

第五章 公文的运转程序与签批

十二、公文的运转程序

(一)收文(指校外来文)程序

党政办公室收文、登记——办公室主任阅示——报有关校领导签批、提出拟办意见——按领导批示转有关部门承办——办公室催办——党政办公室留存归档

(二)发文程序

发文单位拟稿——部门领导会稿——有关部门领导会签——党政办公室登记、校核——发文单位报主管校领导签发——党政办公室编号——文印室打印——发文单位校对并签字——原稿及两份打印件由党政办留存——送党政办公室文书室用印——办公网发布(请示、报告等校外的上行文由报文单位或党政办负责送达)

(三)填写发文审批单

拟文单位到党政办公室网站下载《发文审批单》,党委文件用《中共沈阳理工大学委员会发文审批单》,行政文件用《沈阳理工大学发文审批单》。原则上在拟发出日期前至少5个工作日将草拟文稿和附件报至党政办行文。审批单填写内容包括:文件题目、主送单位、抄送单位、附件名称、拟稿人签字、会稿人签字、文件份数、公开属性(类别包括主动公开、依申请公开、不予公开)、是否涉密、负责人签字等,发文审批单须附在正文前。如有附件,发文单位须提交附件一式三份。

   () 承办部门收到交办的公文后应当及时办理,不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理,确有困难的,应当及时予以说明。对不属于本单位职权范围或者不宜由本单位办理的,应当及时退回交办的部门并说明理由。

(五)公文办理过程中遇有涉及其他部门职权的事项,主办部门应当主动与有关部门协商;如有分歧,主办部门主要负责人要出面协调,如仍不能取得一致,可以报请党政办公室或有关主管领导协调或裁定。

十三、公文的签批

审批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

第六章 存档、查阅、修改

    (一)文件存档。党政办公室秘书科负责将公文整理立卷,并移交校档案馆存档。请示类文件相关单位在收到上级批复后须及时将批复原件送交党政办公室存档。

    (二)文件调阅。各单位在公文发布后须自行留存备份。如无特殊情况,文件一经发布,党政办不再另行打印原件,往年文件须到校档案馆按规定程序调阅。

    (三)文件修改。公文办理具有严谨性和严肃性,文件一经发布不得修改。确有特殊原因需要修改,须经本单位主要负责人审批,报请文件签发人审批同意后才可修改,并按照要求填写《文件修改审批单》。凡是经由党委常委会或校长办公会讨论决定后形成的文件印发时须与会议决定保持一致,在遇到新情况、新问题,不适宜或不可能按原决定执行需要调整时,应提交党委常委会或校长办公会复议后另行发文。

第七章

十四、本规则解释权在党政办公室。

十五、本规定自下发之日起执行。



中共沈阳理工大学委员会

201692


 

 

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